Trainen op de dag, factureren op de avond.
Een trainingsdag eindigt vaak met certificaten, evaluatieformulieren en een factuur die geleverd moet worden binnen de week. MyCompanyDesk maakt die laatste stap een zaak van vijf minuten in de auto naar huis.
Een typische week, en hoe MyCompanyDesk eronder zit
Trainers bewegen tussen modellen: trainingen op locatie bij de klant (bedrijven boeken dagprogramma's), open inschrijving (deelnemers boeken zich individueel), gecertificeerde programma's (vaak met examen en diploma), en internationaal (BTW verlegd). Elke variant werkt net anders qua administratie.
MyCompanyDesk laat je per klantcategorie het juiste model kiezen: factuur per dagdeel plus eventueel reiskostenregeling voor trainingen op locatie bij de klant, individuele deelnemerfacturen voor open inschrijvingen, certificaten als bijlage bij de eindfactuur. Bij internationale klanten regelt het systeem automatisch de BTW-verlegging en de aparte opgave voor EU-omzet (ICP).
Wat het concreet doet voor trainers
Trainingsdagen bij de klant
Factuur per dagdeel of per dagdeel × deelnemers. Reiskosten of overnachting voeg je toe als aparte regel. Eén factuur, en de klant houdt het overzicht.
Open inschrijving
Per deelnemer een aparte factuur met deelnemerskorting als die er is. Geen administratie meer met losse Excels heen-en-weer schuiven.
Certificaten als bijlage
Upload het certificaat (PDF) bij de eindfactuur. Klant krijgt het automatisch mee, jij houdt het 7 jaar in je archief, voor inspectie en herinschrijving.
Veelgestelde vragen
Hoe gaat BTW voor een training in een EU-land?
Bij een training fysiek in een ander EU-land aan zakelijke klanten met geldig BTW-nummer: BTW verleggen. Bij particulieren of zonder BTW-nummer: in principe NL-BTW. MCD checkt automatisch via VIES en zet de juiste regel op de factuur.
Kan ik vooruit reserveren met een aanbetaling?
Ja, voor trainingen op locatie bij de klant kun je een aanbetaling van 25%-50% bij boeking factureren, en het restant op de trainingsdag of erna. Voor open inschrijving meestal vooraf volledig, om annulering te voorkomen.
Hoe gaat het met annulering door deelnemers?
Je legt je annuleringsvoorwaarden vast in de offerte (bijv. 75% terug bij ≥14 dagen, 0% binnen 48u). Bij annulering maak je een creditfactuur die het juiste deel corrigeert. Aangifte komt zonder correcties uit.
Ook voor andere vakmensen
Klaar om dit onder controle te krijgen?
Open een gratis MyCompanyDesk-account, geen creditcard, geen abonnementskeuze vooraf. Alles werkt vanaf de eerste klus.
Aan de slagOf bekijk de overige vakgebieden die we ondersteunen.