Geen systeem, wel een bedrijf: het begint met Excel
Bijna elke zzp'er begint hetzelfde. Je bent goed in je vak, dus je begint. De administratie doe je erbij. Een sheet voor je uren, een sheet voor je facturen, een map met bonnen en een mailbox waar zakelijk en privé door elkaar loopt.
Dat werkt. Een tijdje. Tot je meer klanten hebt, meer klussen tegelijk en het overzicht begint te schuiven. Dan gaat er tijd zitten in zoeken in plaats van in werken.
Waarom een sheet vroeg of laat vastloopt
- Niets hangt aan elkaar. Je uren staan in de ene sheet, je factuur in de andere. Dus typ je alles twee keer over. Bij elke keer overtypen kan er een fout in sluipen.
- Je weet niet wat openstaat. Om te zien wie er nog moet betalen, moet je je bankafschriften naast je facturen leggen.
- Er ontstaan versies. De sheet op je laptop, de kopie op je telefoon en de versie in de mail. Welke is de echte?
- Het werkt niet op locatie. Op de klus wil je snel een uur of een bon vastleggen. Dat doe je niet in een sheet met dertig kolommen.
- Er is geen back-up. Een kapotte laptop kan je hele administratie kosten. En bewaren moet je hem, zeven jaar lang.
- De BTW is handwerk. Bij elke aangifte tel je alles opnieuw bij elkaar op en hoop je dat het klopt.
Wat je op één plek wilt hebben
Je hoeft geen ingewikkeld boekhoudpakket. Je wilt gewoon dat de dingen die bij elkaar horen ook bij elkaar staan:
- je klanten en hun gegevens
- je offertes, met een akkoord van de klant
- je uren, per klant en per klus
- je facturen, inclusief wat er nog openstaat
- je uitgaven en bonnen
- je zakelijke mail op je eigen domein
- je website
Zodra dit aan elkaar hangt, verandert het werk. Een geaccepteerde offerte wordt een klus. De uren van die klus worden een factuur. De betaling van die factuur komt via de bankkoppeling binnen en staat klaar voor je aangifte. Je vult alles maar één keer in.
Zo stap je over, zonder een weekend te verliezen
De overstap voelt vaak groter dan hij is. Je hoeft niet je hele verleden over te zetten.
- Zet je klanten over. Alleen de klanten waar je nu mee werkt. De rest voeg je toe zodra ze terugkomen.
- Begin bij een nieuw kwartaal of een nieuwe maand. Dan heb je een schone knip in je administratie.
- Zet je openstaande facturen erin. Alleen de facturen die nog niet betaald zijn, zodat je overzicht klopt.
- Koppel je bank. Vanaf dat moment komen betalingen en afschriften vanzelf binnen.
- Doe nieuwe uren en bonnen alleen nog in het nieuwe systeem. Niet meer terugvallen op de sheet, want dan doe je alles dubbel.
- Bewaar je oude administratie. Die zeven jaar bewaarplicht geldt gewoon. Zet een kopie veilig weg en laat hem verder met rust.
Na een week merk je het verschil. Na een kwartaal wil je niet meer terug.
Snel online, direct aan de slag
Bij MyCompanyDesk zit alles bij elkaar. Je zakelijke website, je facturen, je offertes, je urenregistratie, je uitgaven, je contracten, je zakelijke inbox en je betalingen. Contracten, betalingen en de bankkoppeling horen erbij, dat zijn geen losse modules.
Je hoeft geen techneut te zijn en je hoeft niets te koppelen. Je zet je gegevens in en je hele bedrijf kan binnen een dag online en werkend staan.
Klaar voor de volgende stap?
Of je nu net je eerste klussen doet of al jaren onderneemt, één plek voor je administratie scheelt tijd en geeft rust. Je weet wat er binnenkomt, wat er openstaat en wat er nog moet gebeuren.
Bekijk de mogelijkheden op mycompanydesk.nl.