In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, wie MyCompanyDesk Ihre Daten schützt, den Zugriff steuert und dafür sorgt, dass Ihre Geschäftsdaten sicher bleiben.
Wir gestalten unsere Plattform rund um klare Zugriffskontrollen, gründliche Prüfprozesse und Datenminimierung.
Wir erheben nur das, was wir für den Betrieb der Plattform benötigen. Keine unnötige Datenerhebung.
Rollenbasierte Berechtigungen beschränken sensible Daten auf die Personen, die Sie einladen.
Jederzeit klare Dokumentation und Exportmöglichkeiten. Sie wissen immer, wie Ihre Daten verwendet werden.
Der für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Domain: MyCompanyDesk
Betrieben von: Sil van Rijnberk
Kontakt: [email protected] | +31 6 133 382 99
Aufsichtsbehörde: Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur dann, wenn dafür eine Rechtsgrundlage besteht.
Name, Benutzername, E-Mail-Adresse und Unternehmensangaben, die zur Erbringung des Dienstes erforderlich sind.
Rechnungen, Ausgaben, Angebote, Kundendaten, Verträge und Umsatzsteuerdaten, die Sie in die Plattform eingeben.
Anmeldungen, Geräteinformationen und Analysen zur Funktionsnutzung, um den Dienst zu verbessern.
Abrechnungsdaten, verarbeitet über unsere vertrauenswürdigen Zahlungsdienstleister.
Auf Grundlage von Artikel 6 DSGVO verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen.
Verarbeitung, die zur Erbringung des von Ihnen abonnierten MyCompanyDesk-Dienstes erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), einschließlich Kontoverwaltung, Rechnungsstellung und Datenspeicherung.
Verarbeitung, die gesetzlich vorgeschrieben ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), etwa die steuerliche Aufbewahrungspflicht (Art. 52 AWR, niederländisches Steuergesetz, 7 Jahre Aufbewahrung der Finanzbuchhaltung) und die Steuererklärung.
Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), etwa Plattformsicherheit, Betrugsprävention und Serviceverbesserung, abgewogen gegen Ihre Rechte und Freiheiten.
Wenn wir uns auf Ihre Einwilligung stützen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), etwa für optionale Analyse-Cookies, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass dies die vorherige Verarbeitung berührt.
Die Bereitstellung, der Betrieb und die Verbesserung der MyCompanyDesk-Dienste.
Nutzer authentifizieren und Konten absichern.
Zahlungen verarbeiten und Rechnungen oder Quittungen ausstellen.
Updates, Servicemitteilungen und Support-Antworten versenden.
Gesetzliche und regulatorische Pflichten erfüllen.
Damit unsere Nutzer nachvollziehen können, wie ihre Kunden mit Rechnungen und Dokumenten umgehen, setzt MyCompanyDesk die folgenden Tracking-Techniken ein. Diese werden im Auftrag unserer Nutzer eingesetzt (die als Verantwortliche für ihre eigenen Kunden auftreten).
Rechnungs-E-Mails können ein kleines transparentes Bild (Tracking-Pixel) enthalten. Wird die E-Mail geöffnet und das Bild geladen, wird ein Ereignis "E-Mail geöffnet" erfasst, zusammen mit einem datenschutzfreundlichen Hash der IP-Adresse des Empfängers, Datum und Uhrzeit sowie Informationen zum User Agent.
Heruntergeladene PDF-Rechnungen können ein eingebettetes Tracking-Bild enthalten. Wird die PDF in einem Viewer geöffnet, der externe Inhalte lädt, wird ein Ereignis "PDF geöffnet" mit denselben datenschutzfreundlichen Daten wie beim E-Mail-Tracking erfasst.
Wenn Kunden Rechnungen über das Kundenportal aufrufen, werden Aktionen wie Ansehen, Herunterladen, Kopieren von Zahlungsdaten und Bestätigen der Zahlung protokolliert, damit der Absender der Rechnung Einblick in Zustellung und Interaktion erhält.
Alle Tracking-Daten werden mit datenschutzfreundlichen Maßnahmen gespeichert: IP-Adressen werden gehasht (es werden nur die ersten 8 Zeichen eines SHA-256-Hashes aufbewahrt), User-Agent-Strings werden gekürzt, und Ereignisse sind ausschließlich für den Absender der Rechnung zugänglich. Tracking-Daten unterliegen unserer Standard-Aufbewahrungsregelung.
Administrative, technische und physische Schutzmaßnahmen schützen Ihre Informationen. Der Zugriff auf Produktivdaten ist beschränkt.
Essenzielle Cookies halten Sitzungen sicher. Analysen helfen uns, Nutzungsmuster zu verstehen und Arbeitsabläufe zu verbessern.
Wir arbeiten mit geprüften Anbietern für Hosting, E-Mail und Zahlungen zusammen, die an Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden sind.
Standardvertragsklauseln gewährleisten den Datenschutz, wenn Daten außerhalb Ihrer Region verarbeitet werden.
Für Hosting, Zahlungen, E-Mail und KI setzen wir sorgfältig ausgewählte Unterauftragsverarbeiter ein. Mit jeder Partei wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Übermittlungen außerhalb der EU erfolgen auf Grundlage der Standard Contractual Clauses (SCC) oder des EU-US Data Privacy Framework (DPF). Den aktuellen DPF-Zertifizierungsstatus US-amerikanischer Verarbeiter können Sie unter dataprivacyframework.gov/list überprüfen. Geschäftskunden können unseren Standard-Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) einsehen.
Hetzner, Anwendungsserver, Deutschland.
Neon, Produktivdatenbank, Frankfurt.
Cloudflare, Edge, Sicherheit, R2-Speicher, Workers, EU sowie weltweites Edge.
Amazon S3, Backups und Anhänge, Stockholm (eu-north-1).
Resend, transaktionale E-Mails von mycompanydesk.com, EU.
Cloudflare Email Routing, Empfang des Posteingangs auf Ihrer eigenen Domain, weltweites Edge.
Mollie, Online-Zahlungen auf Rechnungen, Niederlande.
Stripe, Abonnementzahlungen, USA, DPF-zertifiziert.
Enable Banking, PSD2-Bankanbindung, EU (Finnland). Nur aktiv, wenn Sie Ihre Bank verbinden.
Google Vertex AI (Gemini), kontextbezogener Assistent, Rechnungs- und Belegvorschläge, Region europe-west1 (Frankfurt). Kein Training mit Ihren Daten, keine Speicherung durch den Anbieter.
Cloudflare Workers AI, schnelle Klassifizierung eingehender E-Mails und Belege, Embeddings für die Suche, weltweites Edge. Kein Training mit Ihren Daten; die Inferenz ist flüchtig und wird nicht gespeichert.
Google OAuth (Gmail), nur wenn Sie selbst Ihr Gmail-Konto verbinden. MyCompanyDesk fordert ausschließlich den Scope gmail.send an: Wir versenden in Ihrem Namen die E-Mails, die Sie in MyCompanyDesk verfassen. Wir lesen, importieren oder speichern Ihre Gmail-Nachrichten oder Ihr Postfach nicht. Wir speichern nur das OAuth-Token, das zum Versenden nötig ist, und Sie können die Verbindung jederzeit trennen. USA, DPF-zertifiziert.
Microsoft OAuth (Outlook), nur wenn Sie selbst Ihr Outlook-Konto verbinden, EU sowie USA, DPF-zertifiziert.
Die Nutzung und Weitergabe von über Google APIs erhaltenen Informationen durch MyCompanyDesk entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Daten aus Ihrer Gmail-Verbindung werden ausschließlich verwendet, um die E-Mails zu versenden, die Sie in MyCompanyDesk verfassen. Wir geben sie nur an Google weiter, um Ihre ausgehende Post über die Gmail-API zuzustellen; darüber hinaus gibt MyCompanyDesk Google-Nutzerdaten an keine weiteren Dritten weiter, überträgt oder offenbart sie nicht. Sie werden niemals für Werbung verwendet, niemals verkauft und niemals zum Training von KI- oder ML-Modellen genutzt.
Cloudflare Turnstile, Bot- und Missbrauchserkennung bei Registrierung und Anmeldung, EU sowie weltweites Edge.
KVK API und overheid.io, Abruf von Handelsregisterdaten bei der Registrierung und beim Hinzufügen von Kunden, Niederlande.
MyCompanyDesk verwendet KI für den kontextbezogenen Assistenten, Rechnungs- und Belegvorschläge, die Klassifizierung eingehender E-Mails und Zusammenfassungen. Gemäß der Transparenzpflicht aus Artikel 50 des EU AI Act (anwendbar ab August 2026) weisen wir hierauf in der Benutzeroberfläche an den Stellen, an denen KI aktiv ist, ausdrücklich hin. Antworten des Assistenten sind KI-generiert und können Fehler enthalten; prüfen Sie finanzielle oder steuerliche Schlussfolgerungen stets selbst, bevor Sie danach handeln. Die KI-Aufrufe laufen über Google Vertex AI (Region europe-west1) und Cloudflare Workers AI; beide Anbieter verwenden Ihre Daten nicht, um ihre Modelle zu trainieren, und bewahren Konversationen nicht länger auf, als für die Auslieferung der Antwort unbedingt erforderlich ist.
Sie haben die Kontrolle über Ihre personenbezogenen Daten.
Auskunft über und eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten erhalten.
Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.
Löschung Ihrer Daten verlangen, unter Berücksichtigung gesetzlicher Pflichten.
Bestimmten Verarbeitungstätigkeiten widersprechen oder diese einschränken.
Datenübertragbarkeit, soweit anwendbar.
Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Sie haben das Recht, bei der Autoriteit Persoonsgegevens über autoriteitpersoonsgegevens.nl eine Beschwerde einzureichen.
Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es erforderlich ist, um den Dienst zu erbringen, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, Streitigkeiten beizulegen und Vereinbarungen durchzusetzen. Sie können jederzeit die Löschung verlangen.
Bei einer Datenschutzverletzung melden wir diese innerhalb von 72 Stunden an die Autoriteit Persoonsgegevens (Art. 33 DSGVO). Besteht aufgrund der Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für Ihre Rechte, benachrichtigen wir auch Sie unverzüglich (Art. 34 DSGVO). Unser Reaktionsplan umfasst Eindämmung, Untersuchung, Behebung und Kommunikation.
MyCompanyDesk ist ein geschäftliches Werkzeug und nicht für die Nutzung durch Personen unter 16 Jahren bestimmt (gemäß Artikel 8 DSGVO und dem niederländischen UAVG). Wir erheben nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern. Stellen wir fest, dass uns ein Kind unter 16 Jahren personenbezogene Daten übermittelt hat, löschen wir diese unverzüglich.
MyCompanyDesk nutzt keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO). Etwaige Analysen, die wir durchführen, dienen ausschließlich der Serviceverbesserung und beeinflussen weder Ihre Rechte noch Ihren Zugang zur Plattform.
Wenden Sie sich bei datenschutzbezogenen Fragen an [email protected]. Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren; die jeweils aktuelle Fassung ist hier stets verfügbar.