Bonnetjes en zakelijke uitgaven bijhouden zonder gedoe
Een bonnetje van de groothandel in het dashboardkastje. Een tankbon in je jaszak. Een mail van een webshop ergens tussen tweehonderd andere mails. En dan is het opeens het einde van het kwartaal.
Uitgaven bijhouden is het saaiste stukje administratie dat er is. Maar het is ook het stukje waar je direct geld mee terugkrijgt. Elke zakelijke uitgave die je niet vastlegt, betaal je twee keer: één keer aan de kassa en één keer aan de Belastingdienst.
Waarom je uitgaven bijhoudt
- Je krijgt BTW terug. De BTW die je betaalt over zakelijke inkopen mag je aftrekken in je aangifte.
- Je winst wordt lager. Zakelijke kosten gaan van je omzet af, dus je betaalt minder inkomstenbelasting.
- Je weet wat er overblijft. Zonder je kosten weet je alleen wat er binnenkomt, niet wat je verdient.
- Je moet het bewaren. In Nederland geldt een bewaarplicht van zeven jaar voor je administratie. Voor onroerende zaken is dat tien jaar.
Leg een uitgave vast op het moment zelf
De grootste tijdwinst zit niet in slimmer sorteren, maar in niet meer opsparen. Sta je bij de kassa? Maak dan meteen een foto van de bon en zet er de klant of de klus bij. Het kost tien seconden.
Papieren bonnen vervagen. Een thermische kassabon uit je auto is na een zomer nauwelijks meer te lezen. Een foto van diezelfde bon blijft leesbaar en raak je niet kwijt.
Zet er meteen de goede gegevens bij
Een bon zonder context is over drie maanden een raadsel. Leg per uitgave vast:
- de leverancier en de datum
- het bedrag en het BTW-bedrag
- waar de uitgave bij hoort: een klant, een klus of algemene bedrijfskosten
- een categorie, bijvoorbeeld materiaal, gereedschap, brandstof of software
Die categorie lijkt overbodig, maar hij is goud waard. Aan het eind van het jaar zie je in één oogopslag waar je geld heen gaat. Vaak is dat schrikken en precies daar zit je winst.
Zakelijk of privé?
Alleen kosten die je maakt voor je bedrijf zijn zakelijk. Gereedschap, materiaal, je bestelbus, je telefoonabonnement, je verzekeringen, je software. Een lunch met een klant valt vaak maar deels af te trekken. Twijfel je bij een uitgave? Vraag het je boekhouder of check de regels bij de Belastingdienst. Beter één keer navragen dan later corrigeren.
Houd je zakelijke en privé-uitgaven ook fysiek uit elkaar. Een aparte zakelijke rekening scheelt aan het eind van het kwartaal enorm veel uitzoekwerk.
Koppel je bank
De volgende stap is dat je niets meer hoeft over te typen. Met een bankkoppeling komen je afschriften vanzelf binnen. Je hoeft er alleen de juiste bon bij te zetten en de categorie te kiezen.
Zo zie je ook meteen welke uitgaven nog geen bon hebben. Dat is precies de lijst die je normaal pas op de laatste avond voor je aangifte ontdekt.
Gereedschap: kosten of investering?
Kleine spullen boek je als kosten in het jaar dat je ze koopt. Grotere aankopen, zoals een machine of een bus, zijn een investering. Die schrijf je over meerdere jaren af. Er bestaan ook regelingen voor investeringsaftrek. De grenzen en bedragen veranderen, dus kijk die na bij de Belastingdienst of laat je boekhouder ernaar kijken.
Alles op één plek
In MyCompanyDesk leg je een uitgave vast met een foto van de bon, kies je een categorie en koppel je hem aan een klus. Je bank koppel je zodat betalingen en bonnen bij elkaar komen. Als de aangifte eraan komt, staat alles al klaar. Je facturen, offertes, uren en zakelijke mail zitten in hetzelfde systeem.
Kijk wat dat scheelt op mycompanydesk.nl.