Urenregistratie voor zzp'ers: van losse uren naar een kloppende factuur
Je werkt op locatie, je rijdt door naar de volgende klus en 's avonds ga je zitten voor de administratie. Dan komt de vraag: hoeveel uur heb ik dinsdag nou eigenlijk bij die ene klant gewerkt? Wie zijn uren pas aan het eind van de maand invult, gokt. En gokken kost geld.
Urenregistratie klinkt saai, maar het is de basis onder je omzet. Elk uur dat je niet noteert, factureer je ook niet. Elk uur dat je verkeerd noteert, levert discussie op met je klant.
Waarom briefjes en losse sheets misgaan
- Je vergeet uren. Een half uur nawerk, een rit naar de groothandel, een telefoontje van twintig minuten. Los lijkt het weinig. Bij elkaar is het zo een dag per maand.
- Je weet niet meer welk tarief erbij hoort. Werk je voor de ene klant tegen een ander uurtarief dan voor de andere? Dan moet je dat later opzoeken.
- De uren staan los van je factuur. Je typt alles nog een keer over. Bij overtypen sluipen fouten in.
- De BTW klopt niet per regel. Materiaal, arbeid en voorrijkosten kunnen een ander BTW-tarief hebben. In één totaalbedrag zie je dat niet terug.
- Je kunt niets aantonen. Als een klant vraagt waar die uren vandaan komen, wil je een specificatie kunnen laten zien.
Noteer je uren op de dag zelf
De belangrijkste regel is simpel. Schrijf je uren op de dag dat je ze maakt, niet drie weken later. Twee minuten in de bus of in de bestelbus is genoeg. Doe het op je telefoon, want die heb je toch bij je.
Maak er een vast moment van. Bijvoorbeeld direct na de laatste klus van de dag, of samen met je koffie in de ochtend voor de uren van gisteren.
Leg meer vast dan alleen een getal
Een uur is pas bruikbaar als je erbij weet waar het bij hoort. Leg per regel vast:
- de klant en de klus of het project
- de datum en het aantal uren
- een korte omschrijving van het werk
- het uurtarief dat je met deze klant hebt afgesproken
- het BTW-tarief dat bij deze regel hoort
Met die vijf dingen kun je later altijd een factuur maken die klopt, ook als de klus drie maanden duurt.
Let op de BTW per regel
In Nederland geldt meestal het hoge BTW-tarief van 21 procent. Voor sommige werkzaamheden geldt het lage tarief van 9 procent. Werk je in de bouw als onderaannemer, dan geldt vaak de verleggingsregeling. Je brengt dan geen BTW in rekening, maar verlegt die naar de hoofdaannemer. Op je factuur zet je dan de tekst "BTW verlegd" en het BTW-nummer van je opdrachtgever.
Het punt is dat dit per regel kan verschillen. Arbeid en materiaal op één klus kunnen anders uitpakken. Weet je het niet zeker? Check de regels bij de Belastingdienst of vraag het je boekhouder. Zet het daarna goed in je systeem, dan hoef je er nooit meer over na te denken.
Van uren naar factuur in één stap
Dit is waar je de tijdwinst pakt. Als je uren netjes aan een klant en een tarief hangen, hoef je aan het eind van de maand niets meer over te typen. Je kiest de klant, je kiest de periode en je uren staan als regels op de factuur. Met specificatie, met het juiste tarief en met de juiste BTW.
Wat je daarmee wint:
- Minder tijd. Facturen maken duurt minuten, geen avond.
- Minder fouten. Je typt niets over, dus je typt niets verkeerd.
- Sneller je geld. Je factureert eerder in de maand, dus je wordt eerder betaald.
- Beter zicht op je tarief. Je ziet welke klussen echt opleveren en welke vooral tijd kosten.
Alles op één plek
Met MyCompanyDesk registreer je je uren per klant en per project, met het juiste tarief en de juiste BTW per regel. Van die uren maak je met een paar klikken een factuur, die je direct verstuurt vanuit hetzelfde systeem. Je offertes, facturen, uitgaven, zakelijke mail en je website staan op dezelfde plek, dus je hoeft niets te koppelen of over te zetten.
Wil je zien hoe dat werkt voor jouw vak? Kijk op mycompanydesk.nl.