Een offerte maken die klanten aannemen
Een klant vraagt om een prijs. Je stuurt een mailtje met een bedrag en een korte zin. En dan blijft het stil. Dat is zonde, want vaak lag het niet aan je prijs. Het lag eraan dat de klant niet precies wist wat hij voor dat bedrag kreeg.
Een offerte is geen formaliteit. Het is het moment waarop de klant beslist of hij jou vertrouwt met zijn geld. Hoe duidelijker je bent, hoe makkelijker die beslissing wordt.
Wat er altijd in moet staan
- Jouw gegevens. Bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en BTW-nummer.
- De gegevens van de klant. De juiste naam en het juiste adres. Klein detail, grote indruk.
- Wat je precies gaat doen. Beschrijf het werk in gewone taal. Niet "renovatie badkamer", maar wat je sloopt, wat je aanlegt en wat je afwerkt.
- Wat je niet doet. Dit is het belangrijkste stuk dat de meeste offertes missen. Zet erin wat buiten de prijs valt, bijvoorbeeld het afvoeren van puin of het schilderwerk.
- De prijs. Vast bedrag of een uurtarief met een schatting van de uren. Wees eerlijk over welke van de twee het is.
- De BTW. Zet het bedrag exclusief BTW, het BTW-bedrag en het totaal apart neer. Particulieren kijken naar het bedrag inclusief BTW.
- De geldigheidsduur. Bijvoorbeeld dertig dagen. Materiaalprijzen veranderen, dus je wilt niet dat iemand er over een half jaar op terugkomt.
- De betaaltermijn en je voorwaarden. Bijvoorbeeld veertien dagen, en of je met een voorschot werkt.
Splits de prijs op
Eén groot bedrag onderaan de pagina roept altijd de vraag op: waar betaal ik dat voor? Splits je offerte daarom op in regels. Arbeid, materiaal, eventueel voorrijkosten. De klant ziet dan waar het geld heen gaat.
Dat helpt ook als de klant wil bezuinigen. Dan kun je samen kijken welke regel eruit kan, in plaats van dat je in je hele prijs moet snijden.
Reageer snel
Bij veel klussen wint niet de goedkoopste, maar de eerste die iets fatsoenlijks stuurt. Wie na één dag een nette offerte in de mailbox heeft liggen, staat vooraan. Wie na twee weken belt, praat vaak met iemand die al iemand anders heeft gevonden.
Werk daarom met een vaste opzet die je alleen nog hoeft in te vullen. Dan kost een offerte je een kwartier in plaats van een avond.
Volg je offerte op
Een offerte sturen en er nooit meer iets van horen is geen "nee". Vaak is de klant het simpelweg vergeten. Stuur na een week een korte, vriendelijke mail. Vraag of de offerte duidelijk was en of er nog vragen zijn.
Je hoeft niemand onder druk te zetten. Eén keer netjes navragen is genoeg en het levert verrassend vaak alsnog de klus op.
Zet je voorwaarden erbij
Een offerte is ook een afspraak. Zet er daarom bij wat er gebeurt als het werk anders loopt dan gedacht. Bijvoorbeeld: meerwerk wordt vooraf besproken en apart in rekening gebracht. Of: als de klant het materiaal zelf levert, ben jij niet aansprakelijk voor gebreken daaraan.
Dat klinkt streng, maar het werkt juist andersom. Klanten vinden het prettig als je duidelijk bent. Het voorkomt het gesprek achteraf waarin allebei de partijen iets anders in hun hoofd hadden.
Van akkoord naar factuur
Als de klant ja zegt, wil je niet opnieuw alles overtypen. Het werk staat al in de offerte, dus daar kun je zo een opdracht en later een factuur van maken. De regels, de tarieven en de BTW zijn dan al ingevuld.
Zo voorkom je dat er verschil zit tussen wat je hebt beloofd en wat je factureert. Precies dat verschil is waar discussies over ontstaan.
Alles bij elkaar
In MyCompanyDesk maak je offertes met een vaste opzet en je eigen logo. De klant kan online akkoord geven. Van een geaccepteerde offerte maak je met een paar klikken een factuur, met dezelfde regels en dezelfde BTW. Je uren, je facturen, je zakelijke mail en je website staan op dezelfde plek.
Benieuwd hoe dat eruitziet voor jouw werk? Kijk op mycompanydesk.nl.