Facturen sneller betaald krijgen: zo pak je dat aan
Je hebt het werk gedaan, de klant is tevreden en de factuur is de deur uit. En dan? Dan wacht je. Voor veel zzp'ers is dat wachten het vervelendste deel van het ondernemen. Je hebt het materiaal al betaald, maar je geld staat nog bij iemand anders.
Het goede nieuws: te laat betaald worden is meestal geen pech. Het is bijna altijd een gevolg van hoe je factureert. Daar kun je iets aan doen.
Spreek de betaaltermijn af voordat je begint
Zet de betaaltermijn in je offerte en herhaal hem op je factuur. Veertien of dertig dagen is gebruikelijk. Spreek je niets af, dan geldt in Nederland een wettelijke termijn van dertig dagen. Dat is vaak langer dan je zelf zou willen.
Werk je aan een grote klus die weken duurt? Spreek dan een voorschot af, of factureer in delen. Bijvoorbeeld bij de start, halverwege en bij oplevering. Zo financier je de klus niet uit eigen zak.
Stuur je factuur direct
Hoe langer je wacht met factureren, hoe langer je wacht op je geld. Stuur je factuur op de dag dat het werk klaar is, of op een vast moment in de week. Als je factuur pas drie weken later komt, is de klus bij de klant al uit beeld en voelt de rekening als een verrassing.
Zorg dat de factuur meteen klopt. Een factuur met een fout adres of een verkeerd bedrag gaat terug en kost je zo weer twee weken.
Maak betalen zo makkelijk mogelijk
Hoe minder werk het kost om jou te betalen, hoe sneller het gebeurt. Denk aan:
- Een betaallink of iDEAL-knop in de factuur. De klant klikt en betaalt vanaf zijn telefoon.
- Duidelijke gegevens. Bedrag, IBAN, factuurnummer en de datum waarop je het geld verwacht.
- Een PDF in de mail. Geen bestand dat de klant eerst moet downloaden uit een portaal waar hij een wachtwoord voor kwijt is.
Een particuliere klant die op de bank zit met zijn telefoon, betaalt binnen een minuut. Diezelfde klant vergeet het als hij eerst moet inloggen bij zijn bank en een IBAN moet overtypen.
Herinner in een vast ritme
Achter je geld aan gaan voelt ongemakkelijk. Daarom werkt een vast ritme beter dan je gevoel. Bijvoorbeeld:
- Een paar dagen voor het verstrijken van de termijn: een korte, vriendelijke mail dat de factuur bijna vervalt.
- Een paar dagen na de vervaldatum: een herinnering met de factuur er nog een keer bij.
- Na twee weken: een aanmaning met een laatste termijn.
Blijf zakelijk en beleefd. Meestal is het gewoon vergeten. Betaalt een zakelijke klant daarna nog niet, dan mag je wettelijke rente en incassokosten in rekening brengen. Zet dat vooraf in je voorwaarden, dan is het later geen verrassing.
Houd je openstaande facturen bij
Je kunt pas herinneren als je weet wie er nog niet betaald heeft. Zonder overzicht is dat handwerk: bankafschriften naast je facturen leggen en afvinken.
Met een bankkoppeling gaat dat vanzelf. Binnenkomende betalingen worden aan je facturen gekoppeld, dus je ziet in één scherm wat openstaat en hoe lang al. Dat is niet alleen handig voor het herinneren. Het geeft ook rust, omdat je weet wat er nog aankomt.
Alles op één plek
In MyCompanyDesk maak en verstuur je facturen met een betaallink erin. Je koppelt je bank, zodat betalingen automatisch bij de juiste factuur komen. Je ziet direct welke facturen openstaan en welke te laat zijn, en je stuurt met een klik een herinnering. Je offertes, uren, uitgaven en zakelijke mail staan in hetzelfde systeem.
Kijk wat dat voor jouw administratie scheelt op mycompanydesk.nl.